Comme nous le rappelions déjà dans l’article “Comment réaliser l’autodiagnostic numérique de son association ou entreprise ?” Les associations sont de plus en plus fortement confrontées aux enjeux de la transformation numérique et certaines peuvent se sentir perdues face à ces nouveaux défis. Or le numérique n’est pas une fin en soi, il s’agit d’une boîte à outils au service du projet associatif : que ce soit pour se faire connaître, fonctionner plus efficacement, mobiliser ses adhérents ou développer la collecte de fonds, le numérique est un levier considérable pour renforcer ses actions. C’est exactement la raison pour laquelle la direction du Groupe DEFI a fait appel à Usie73 et Fab’RH Savoie pour les aider à mettre en place Google Non Profit pour les associations.
Après un diagnostic de la situation, l'association Groupe DEFI a pu bénéficier de plusieurs temps d’accompagnement individuels (avec la direction et les salariés) et des temps collectifs pour être formé à l’utilisation de la messagerie, la gestion documentaires, l’agenda…) En effet, Google Non profit propose à toute les associations l’équivalent de la solution Office 365 (Word, Excel, Outlook, Powerpoint…) à travers la solution Workspace. Cette solution a nécessité un travail en amont de configuration.
A travers la prestation nous avons pu :
1- Associer les comptes principaux à Google Non Profit
2- Paramétrer la console d’administration Workspace
3- Créer les comptes utilisateurs (une vingtaine)
4- Evaluer les pratiques numériques déjà existantes (messagerie, agenda…) et assurer la migration des données vers les comptes Google Workspace
5- Mettre à jour les serveurs MX
6- Former les utilisateurs (temps collectifs et individuels)
L’accompagnement et la mise en place de ces outils a fait économiser plus d’une centaine d’euros par mois à l’association et va permettre un gain de temps dans le suivi des dossiers (ex : travail à plusieurs sur un même document, agenda et contacts sur le téléphone professionnel…)
Pour rappel l’association dispose grâce à cette solution de nombreux outils de communication (intranet, Blog, visioconférence…) dont de la publicité en ligne gratuite (Google Ads) pour faire connaître leurs services auprès des candidats comme des entreprises.
L’accompagnement technique et pédagogique (déploiement de la solution et formation) s’est déroulé en très peu de temps (2 mois) et a été particulièrement apprécié par la direction (Mme Gwladys Philippe) et les équipes salariés en place (Aix les bains et Chambéry). Les salariés ont trouvé, malgré l'appréhension de certains au départ, que finalement les outils étaient très accessibles (ergonomie, navigation, collaboration...).
Si vous pensez que votre association est éligible à Google Non profit et que vous souhaitez mettre en place ces outils pour vos salariés, les membres du bureau ou des bénévoles. N’hésitez pas à me contacter :
xduche@gmail.com / Tel : 06 13 17 31 19
Merci @Xavier Duché pour ce travail en équipe au sein de l'association Groupe DEFI. Je suis convaincu que les associations doivent travailler sur leur transformation digitale que ce soit avec des logiciels libres (ex : Framasoft...) ou des produits Google. Un accompagnement d'autant plus nécessaire que Google Non profit n'est pas toujours simple à mettre en place. Merci également à @Gwladys PHILIPPE (Groupe DEFI) pour la confiance exprimée à @Xavier Duché et au dispositif Fab'RH Savoie.